مبانی مدیریت مالی

در اینجا یک راهنمای سریع برای مطالبات جدید عملکرد مالی ، آنچه شما باید در مورد سیستم های مدیریت مالی بدانید و اینکه چگونه سیستم مالی مناسب می تواند به شرکت ها کمک کند تا با یک جهان در حال تغییر سازگار شوند ، آورده شده است.

این وبلاگ بخشی از یک سری است که فناوری هایی را که به شرکت ها کمک می کند تا مردم و پول خود را مدیریت کنند ، توضیح می دهد.

دنیای در حال تغییر نیاز به روشهای جدیدی برای کار دارد - راه های باهوش تر ، سریعتر و چابک تر. هیچ جا این مهمتر از امور مالی نیست. سازمان های دارایی که توسط داده های غنی و هوش مصنوعی همیشه قدرتمند ، یادگیری ماشینی و قابلیت تحلیلی سوخت می شوند ، دگرگون شده و تصمیمات تجاری آگاهانه تری می گیرند.

در این پست وبلاگ ، ما یک راهنمای سریع برای تغییر خواسته های عملکرد مالی ، آنچه شما باید در مورد سیستم های مدیریت مالی بدانید و اینکه چگونه سیستم مناسب می تواند به شرکت ها کمک کند تا با یک دنیای در حال تغییر و شناسایی فرصت های تجاری جدید کمک کنیم ، ارائه می دهیم.

چرا یک سیستم مدیریت مالی مدرن برای یک سازمان مهم است؟

تأمین مالی مالی یک شرکت را زیر پا می گذارد ، و تیم های مالی به طور فزاینده ای از آنها خواسته می شود که یک شرکت را قادر به تصمیم گیری بهتر از طریق تجزیه و تحلیل داده هایی کند که بینش را برای ذینفعان در سراسر تجارت - از بازاریابی و فروش گرفته تا محصول و عملیات - برای اطلاع رسانی استراتژی ارائه دهد. و زمینه را در مورد تأثیر پایین تصمیمات فراهم کنید.

برای انجام این کار با موفقیت ، روز کاری معتقد است که دو چیز لازم است: دسترسی آسان به داده های فعلی مالی و کارگران و امکان جمع آوری منابع مختلف داده برای گزارشگری و تجزیه و تحلیل چند بعدی. داده های غیر مالی-به ویژه اطلاعات از سیستم های عملیاتی شما-زمینه بیشتری را برای اعداد و بینش عمیق تر به دلایل هدایت عملکرد ارائه می دهد. با استفاده از این قابلیت ها ، سازمان ها می توانند به طور مؤثرتر تصمیمات و برنامه هایی را انجام دهند.

چگونه فناوری بر یک سیستم مالی یا فرآیند تأثیر می گذارد؟

یک سیستم مالی عالی با آنچه شما نمی توانید مشاهده کنید شروع می شود - فن آوری زیربنایی برای انجام معاملات ، گزارش دهی و تجزیه و تحلیل ، ترجیحاً در یک مکان ، بنابراین تیم مالی شما می تواند بدون ترک سیستم ، برنامه ریزی ، معامله ، تجزیه و تحلیل و گزارش در مورد داده ها را انجام دهد. یک سیستم مدیریت مالی مبتنی بر ابر کمک می کند تا همه این موارد امکان پذیر باشد.

این را در نظر بگیرید: با گردش کار فرآیندهای کسب و کار خودکار که در سیستم تعبیه شده است، می توانید به سرعت فرآیندهای جدید را ایجاد کنید یا آن ها را اصلاح کنید تا با تغییرات یا مقررات صنعت سازگار شوند. برای داده‌ها، تراکنش‌ها، پردازش‌ها و برنامه‌ها باید امنیت مناسبی وجود داشته باشد و در نتیجه نظارت بر دسترسی و تغییرات آسان شود.

داشتن تراکنش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها در یک سیستم واحد، که در آن همه داده‌ها در حافظه ذخیره می‌شوند، امکان پردازش، ادغام و گزارش داده‌های مالی در یک مکان را در زمان واقعی فراهم می‌کند. به محض اینکه یک معامله با تأثیر حسابداری رخ می دهد، فوراً برای گزارش و تجزیه و تحلیل در همان سیستم در دسترس است. فاینانس می‌تواند در صورت نیاز، گزارش‌های تلفیقی را به صورت روزانه، در چندین نهاد حقوقی و ارز ایجاد کند، و مدت زمان بسته شدن دفاتر را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. به عنوان مثال، با یک سیستم یکپارچه، شهر سال بسته شدن ماهانه و سه ماهه خود را تا 40 درصد افزایش داد، در حالی که AAA کالیفرنیای شمالی، نوادا و یوتا بسته شدن سه ماهه خود را از 10 روز به پنج روز کاهش داد.

به طور خلاصه، یک سیستم مدیریت مالی برای دنیای همیشه در حال تغییر امروز باید:

• تصویری کامل، دقیق و در زمان واقعی از کسب و کار خود ارائه دهید.
• رهبران خود را با بینش های مرتبط و مرتبط با کسب و کار مجهز کنید.
• شما را قادر می سازد تا تغییرات سازمانی، فرآیندی و گزارش دهی را بدون ایجاد اختلال در کسب و کار بپذیرید.

تیم های مالی امروز با چه چالش های خاصی روبرو هستند؟

امور مالی نیاز به ارائه بینشی دارد که فراتر از اطلاعات دفتر کل است که سیستم‌های قدیمی برای تولید آن طراحی شده‌اند. با مجموعه گسترده‌تری از ذینفعان و چشم‌انداز کسب‌وکار که به طور مستمر در حال تغییر است، از امور مالی خواسته می‌شود که بینشی را به شرکت ارائه دهد که بتواند فعالانه بر تصمیم‌گیری تأثیر بگذارد.

بسیاری از تیم های مالی با این ماموریت دست و پنجه نرم می کنند. آن‌ها هنوز مشغول کارهای سنتی و تراکنشی هستند و بیشتر وقت خود را صرف جمع‌آوری داده‌ها می‌کنند تا تجزیه و تحلیل آن‌ها و تبدیل شدن به شریک استراتژیک مورد نیاز سازمانشان. سیستم‌های مالی تکه‌تکه یا قدیمی، دریافت داده‌های مورد نیاز را در زمانی که به آن نیاز دارند، دشوار می‌سازند. برای بسیاری از سازمان ها، داده های ارزشمند در سیستم های قدیمی - یا حتی صفحات گسترده - و سیلوهای سازمانی به دام افتاده است. سازمان‌ها نمی‌توانند به آن داده‌ها دسترسی داشته باشند و به راحتی آن‌ها را با منابع داده‌های خارجی ترکیب می‌کنند تا مدل‌های داده بسازند و پیش‌بینی‌های لازم برای بردن سازمان‌هایشان به آینده را انجام دهند.

در سراسر جهان ، رهبران دارایی با توجه به سرعت تغییر فناوری ، تأثیر اختلال دیجیتال ، افزایش نظارت نظارتی ، حریم خصوصی داده ها و نگرانی های امنیت سایبری ، شرایط نامشخص اقتصادی و نوسانات بازار مالی ، با خطرات افزایش یافته روبرو هستند. تیم های دارایی باید بتوانند با اطلاعات در زمان واقعی از سراسر سازمان سریعتر عمل کنند تا ریسک را در دنیای در حال تغییر بهتر مدیریت کنند.

تیم های دارایی باید بتوانند با اطلاعات در زمان واقعی از سراسر سازمان سریعتر عمل کنند تا ریسک را در دنیای در حال تغییر بهتر مدیریت کنند.

سیستم های مدیریت مالی سنتی چگونه کار می کنند؟

راه حل های میراث برای خودکارسازی و ساده سازی حسابداری برای پشتیبانی از گزارشگری مالی طراحی شده است. این فرایند به طور سنتی سفت و سخت و خطی بوده است ، و با ضبط معاملات Subledger و پایان دادن به ارسال به دفترچه عمومی شروع می شود. از آنجا که معاملات از طریق فرآیند حسابداری راه خود را انجام می دهند ، جزئیات Subledger از بین می روند و در نتیجه ورودی های خلاصه ژورنال که مانده های لجر را به روز می کنند ، محروم می شوند. سیستم هایی که از این طریق طراحی شده اند ، فقط می توانند از گزارشگری مالی بر اساس نحوه پیکربندی بخش های حسابداری در طول اجرای اولیه پشتیبانی کنند.

برای ارائه گزارش های غنی تر از بینش و گزارش مدیریت ، سازمان ها علاوه بر این سیستم ها ، به مارت های داده یا انبارها ، راه حل های اطلاعاتی تجاری و ابزارهای گزارشگری نیز نیاز دارند. این رویکرد "پیچ" به معنای ایجاد و حفظ ادغام های پرهزینه ، نیاز به تلاش بیشتر برای آشتی داده ها و قرار گرفتن در معرض بالقوه مشاغل در معرض خطاهای غیر ضروری است. و ، این راه حل در نهایت منجر به سیلوهای راکد داده های قطع شده می شود.

با داشتن سیستم های متفاوت برای حسابداری ، ادغام ، آشتی ، خرید ، درآمد ، انطباق و سایر کارکردها ، محیط مدیریت مالی شما پیچیده تر می شود. سیستم های تکه تکه شده ، ارائه بینش در زمان واقعی به تجارت و همگام بودن با رشد و تغییر را دشوار می کند. مقیاس بندی یا تغییر این سیستم ها برای رفع نیازهای یک تجارت رو به رشد ، کند ، پرهزینه و در برخی موارد تقریباً غیرممکن است.

سیستم های مدیریت مالی مبتنی بر ابر چگونه متفاوت هستند؟

مدیریت مالی روز کاری یک راه حل ابری است که برای ارائه بینش کامل تجارت به سازمان شما طراحی شده است. فرآیندهای سفت و سخت که خلاصه معاملات مورد نیاز برای تولید گزارش های مالی را خلاصه می کند. درعوض ، پس از ورود ، همه معاملات اطلاعات غنی تجاری خود را حفظ می کنند و بلافاصله در گزارش های مالی ، مدیریت و عملیاتی منعکس می شوند. با داشتن یک سیستم مبتنی بر ابر که تمام معاملات را ضبط می کند و از فرآیندهای اساسی اساسی پشتیبانی می کند ، تیم مالی شما برای دسترسی به اطلاعات تجاری تأیید شده در زمان واقعی مجاز است. این قدرت یک ، داشتن یک منبع برای داده ها ، یک مدل امنیتی و یک تجربه ، شرکت ها را قادر می سازد تا در یک سیستم برنامه ریزی ، اجرا و تجزیه و تحلیل کنند.

به عنوان مثال ، تناسب اندام زمان زندگی در مینه سوتا ، مالی خود را با نرم افزار HR ادغام کرد تا معاملات مالی و حقوق و دستمزد و مصوبات به طور سیستماتیک انجام شود. با یک راه حل مبتنی بر ابر ، این شرکت به طور مداوم با دستورالعمل های نظارتی به روز شد و به دوره های نزدیکتر کوتاه تر دست یافت ، بنابراین زمان بیشتری برای تجزیه و تحلیل داده ها و نتایج کسب و کار وجود دارد.

برون سپاری بیل گوسلینگ کانادا همچنین یک سیستم مالی مبتنی بر ابر را مستقر کرد. در نتیجه ، زمان تا نزدیک آن 30 ٪ کاهش یافته است و میزان تلاش در آماده سازی برای فرآیند نزدیک به میزان قابل توجهی کاهش یافته است. در سیستم قدیمی ERP خود ، این شرکت قبل از نهایی شدن به سه یا چهار تکرار صورتهای مالی نیاز داشت. با داشتن یک سیستم مبتنی بر ابر ، فقط دو تکرار لازم است.

چرا داده های زمان واقعی در مدیریت مالی مهم است؟

حجم عظیمی از داده ها روزانه از طریق سازمان ها جریان می یابد. هنگامی که یک شرکت می تواند از آن داده ها استفاده کند و آن را به طور مؤثر تجزیه و تحلیل کند - می تواند سریعتر تصمیمات بهتری بگیرد. به عنوان مثال ، شرکت ها می توانند از تجزیه و تحلیل استفاده کنند تا درک کنند که مشتریان در زمان واقعی سود بیشتری دارند-از این رو که به طور معمول به یک راه حل تجزیه و تحلیل جداگانه در خارج از سیستم مدیریت مالی شما نیاز دارد. توابع مانند بازاریابی از داده ها برای تغییر تجربه مشتری و ارائه شخصی سازی بیشتر استفاده می کنند. رهبران تجارت با ارائه خدمات داده محور در بالای محصولات ، جریان های درآمد جدیدی ایجاد می کنند. تجزیه و تحلیل داده های پیشرفته می تواند پیش بینی درآمد را پیچیده تر و دقیق تر کند. ترکیب داده های مالی با اطلاعات غیر مالی (مانند داده های مصرف کننده یا داده های سایر سیستم های عملیاتی) می تواند بینش جدیدی ایجاد کند.

از آنجایی که می‌توانید داده‌ها را در هر بعد تجاری در زمان واقعی بررسی کنید، می‌توانید با داده‌ها تعامل داشته باشید تا بفهمید چه چیزی باعث عملکرد می‌شود. شما می توانید مواردی مانند خرج کردن توسط تامین کننده، کمپین یا کارمند و همچنین P& L توسط مشتری و محصول را بدون نیاز به انبار داده جداگانه یا ابزارهای گزارش اضافی درک کنید. این اطلاعات تجاری غنی ممکن است از طریق کارت های امتیازی مالی و داشبوردهایی که می توانند از دستگاه های تلفن همراه در دسترس باشند، ارائه شود. مدیران اجرایی در زمان واقعی یک عکس فوری از تجارت دریافت می کنند، بنابراین شما همیشه می توانید به مهمترین معیارها توجه داشته باشید. تصور کنید داشبوردهایی با شاخص‌های کلیدی فعلی نشان می‌دهند که آیا اعداد خاموش هستند یا سرمایه‌ها باید جابه‌جا شوند، یا اینکه شرکت ممکن است در بازار در حال افزایش سرعت باشد. کار با داده های بلادرنگ به این معنی است که در پایان دوره هیچ غافلگیری وجود ندارد و ماندن در شرایط به سرعت در حال تغییر را آسان تر می کند.

با یک سیستم مدیریت مالی مبتنی بر ابر، اتحادیه اعتباری Redstone در مقایسه با جمع‌آوری داده‌ها، 133 درصد افزایش در زمان صرف شده برای تجزیه و تحلیل به دست آورد. در نتیجه توانست:

• تمرکز را از کارهای دستی و دفتری به فعالیت های حسابداری استراتژیک تغییر دهید.
• بررسی های حسابداری را ساده کنید.
• بهبود توانایی مالی برای خدمت به کسب و کار.

عملکرد مالی در شرکت ها چگونه بازتعریف می شود؟

در دنیای متصل امروزی، تقاضاها از رهبران مالی بی وقفه است. اخبار مالی و شایعات بازار فوراً در سراسر جهان پخش می شوند. مدیران عامل انتظار بینش های غنی و آینده نگر از امور مالی دارند تا بتوانند ریسک ها را مدیریت کنند، فرصت های جدید را شناسایی کنند و شوک ها و نوسانات اقتصادی را تحمل کنند. ارزش فعلی و آتی شرکت - و کیفیت بینش آن - اکنون به هم مرتبط هستند.

متأسفانه، بسیاری از عملکردهای مالی هنوز قادر به ارائه این بینش نیستند. تلاش‌ها برای تبدیل عملکرد به اندازه کافی پیش نرفت. پذیرش فناوری از سایر عملکردهای شرکتی عقب است. بنابراین ضروری است که امور مالی افزایش یابد و فناوری را برای ایفای نقش استراتژیک تری در سازمان بپذیرد.

هر سیستم مدیریت مالی باید شما را از مدیریت صرفاً کنترل‌های مالی و تراکنش‌ها به سمت ارائه بینش واقعی سوق دهد.

کلید ارزیابی یک سیستم مدیریت مالی مبتنی بر ابر چیست؟

هر سیستم مدیریت مالی باید شما را از مدیریت صرف کنترل‌های مالی و تراکنش‌ها به ارائه بینش واقعی که می‌تواند کسب‌وکار شما را متحول کند، سوق دهد. Workday با ارائه یک سیستم مبتنی بر ابر واحد برای همه فرآیندهای مالی، رویکرد مدیریت مالی را دوباره تصور کرد. سیستمی که شما را قادر می سازد:

• کسب و کار را با بینش واقعی هدایت کنید. یک سیستم مبتنی بر ابر بومی با مدل داده‌های شی درون حافظه که تراکنش‌ها را در زمان واقعی ثبت می‌کند، از فرآیندهای بنیادی اصلی پشتیبانی می‌کند، و تیم‌های مالی را برای تصمیم‌گیری سریع‌تر تجاری توانمند می‌سازد.
• با اطمینان تثبیت کنید و ببندید. معماری مبتنی بر ابر روز Workday فرآیندهای خطی پیچیده و زمان‌بر را حذف می‌کند و شما را به سمت رویکردی سریع‌تر، چابک‌تر و دقیق‌تر سوق می‌دهد. به جای اینکه مجبور باشید هر ماه، سه ماهه یا پایان سال برای یک نمای تلفیقی از کسب و کار منتظر بمانید، می توانید هر زمان که بخواهید به آن اطلاعات دسترسی داشته باشید.
• برنامه ریزی کنید و برای آینده آماده شوید. روز کاری تراکنش های مالی و منابع انسانی را با عملکردهای گزارش و برنامه ریزی ترکیب می کند، حرکت داده ها و آشتی را حذف می کند تا یک فرآیند برنامه ریزی تکراری تر و کارآمدتر ایجاد کند که از داده های معاملاتی واقعی استفاده می کند.
• به طور فعال و موثر ریسک را مدیریت کنید. روز کاری فراتر از نظارت ساده بر تراکنش ها است، یک مسیر حسابرسی "همیشه فعال" برای ثبت همه تغییرات فراهم می کند. شرکت‌ها می‌توانند محدودیت‌های تایید را مدیریت، نظارت و پیکربندی کنند، همچنین آستانه‌هایی را تعیین کرده و وظایف را تفکیک کنند. با انجام این کار، روز کاری به سازمان ها کمک می کند تا تقلب و ریسک را کاهش دهند.
• تغییر را در آغوش بگیرید. تغییر ثابت است و تغییرات و پیکربندی‌های درون روز کاری را می‌توان در هر زمانی انجام داد. همچنین، پس از پیکربندی تغییرات، بلافاصله برای سازمان‌ها، تراکنش‌ها و گزارش‌های مربوط به امور مالی، منابع انسانی و برنامه‌ریزی اعمال می‌شوند.

چشم انداز مدیریت مالی ابری چیست؟

پژوهشگر بازار گارتنر₁پیش‌بینی می‌کند تا سال 2024، 60 درصد از تمام پروژه‌های کاربردی مدیریت مالی هسته متوسط جدید و 30 درصد پروژه‌های بزرگ و جهانی، اجرای ابر عمومی خواهند بود.

گارتنر می‌گوید: «تا سال 2024، فناوری‌های دیجیتال قابلیت‌ها و کارایی‌های جدید و همچنین برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل مالی یکپارچه و قابلیت‌های نزدیک مالی را به مجموعه مدیریت مالی اصلی خواهند آورد». این شامل موارد زیر به عنوان جاذبه های اصلی راه حل های ابری در مدیریت مالی است:

• «توانایی به‌روز ماندن با نسخه‌های جدید (مشتریان معمولاً مجبور هستند در یک یا دو نسخه از نسخه فعلی باقی بمانند).
• یک رابط کاربری بیشتر شبیه مصرف کننده که آموزش و نصب را آسان می کند.
• قابلیت های دیجیتال، از جمله هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA). بسیاری از این قابلیت‌ها به پلتفرم‌های قدیمی در محل نصب نمی‌شوند.
• چابکی بهبود یافته، از طریق معرفی سریع‌تر قابلیت‌های جدید مانند صورت‌حساب اشتراک، شناسایی درآمد و مراکز حسابداری مالی.
• تأکید بیشتر بر کاربران نهایی (در دفتر امور مالی) که برنامه‌ها را مدیریت می‌کنند، با اتکای کمتر به کارکنان فناوری اطلاعات.»

بهترین نرم افزار مدیریت مالی به شما این امکان را می دهد که تغییرات را به راحتی مدیریت کنید، در هنگام عدم اطمینان انعطاف پذیر باقی بمانید، و فعالانه و استراتژیک واکنش نشان دهید.

دگرگونی برای موفقیت

برای تبدیل تهدیدها به فرصت‌ها، کسب‌وکارها باید چابک باشند و مجهز به داده‌ها و بینش‌های عملی برای تصمیم‌گیری سریع و دقیق باشند. آن‌ها باید حسابرسی و انطباق را ساده‌تر کنند، کتاب‌های خود را سریع‌تر ادغام کرده و ببندند، و مدل‌سازی کنند تا برای آینده آماده شوند. یک سیستم مدیریت مالی با پایه فناوری مناسب از همه اینها و موارد دیگر پشتیبانی می کند. بهترین نرم افزار مدیریت مالی به شما این امکان را می دهد که تغییرات را به راحتی مدیریت کنید، در هنگام عدم اطمینان انعطاف پذیر باقی بمانید و فعالانه و استراتژیک واکنش نشان دهید.

گارتنر، «ربع جادویی برای مجموعه‌های مدیریت مالی هسته‌ای ابری برای شرکت‌های متوسط، بزرگ و جهانی»، جان ون دکر، رابرت اندرسون، گرگ لیتر، 13 مه 2019 گارتنر هیچ فروشنده، محصول یا خدماتی را که در نشریات تحقیقاتی خود نشان داده شده است، تأیید نمی‌کند، وبه کاربران فناوری توصیه نمی‌کند که فقط فروشندگانی را انتخاب کنند که بالاترین رتبه‌بندی یا سایر موارد را دارند. انتشارات تحقیقاتی گارتنر شامل نظرات سازمان تحقیقاتی گارتنر است و نباید به عنوان اظهارات واقعی تلقی شود. گارتنر تمام ضمانت‌های بیان شده یا ضمنی در رابطه با این تحقیق، از جمله ضمانت‌های تجاری بودن یا مناسب بودن برای یک هدف خاص را رد می‌کند.